Effektives Onboarding neuer Mitarbeiter: Wie KI-Chatbots beim schnellen Einstieg helfen

Effektives Onboarding neuer Mitarbeiter: Wie KI-Chatbots beim schnellen Einstieg helfen

Zufriedene und produktive Mitarbeiter sind das Ziel jedes Onboarding-Programms. Wie können Chatbots das Onboarding von neuen Mitarbeitern verbessern? In diesem Artikel erfährst du, wie KIunterstützte Chatbots dafür sorgen können, dass sich neue Mitarbeiter willkommen und sicher fühlen und weniger Zeit benötigen, um ihre Ziele im neuen Job zu erreichen.

Table of Contents

Das Wichtigste in Kürze

  • In Zeiten von Fachkräftemangel, stillen Kündigungen und erhöhter Fluktuation steigert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter schnell die Produktivität und Bindung an das Unternehmen.
  • Ein effektives Onboarding neuer Mitarbeiter ist mehr als nur eine grundlegende Orientierung. Sie konzentriert sich auf den Aufbau zwischenmenschlicher Beziehungen und die Bereitstellung persönlicher Unterstützung, um neuen Mitarbeitern zu helfen, sich in die Arbeitsplatzkultur einzufügen.
  • Onboarding-Bots können Aufgaben erledigen, häufige Fragen beantworten oder wichtiges Geschäftswissen erklären und auffrischen.
  • Ein Chatbot für Onboarding-Trainings von Mitarbeitern kann auf effiziente Weise personalisierte, mundgerechte Inhalte liefern und so die Wissensspeicherung und das Engagement verbessern. Dieser Ansatz ist zeitsparend, anpassungsfähig und kann in die täglichen Arbeitsabläufe integriert werden.
  • Mit Hilfe von KI lassen sich bei einer Onboarding-Chatbot Lösung wie eggheads Mikro-Lernmodule im Handumdrehen erstellen und per Knopfdruck übersetzen. Ausserdem kannst du ein tutorenähnliches Erlebnis bieten und das Feedback der Mitarbeiter analysieren.
  • Interessiert an einem KI-Chatbot als Mitarbeiter Onboarding Software oder Mitarbeiter Onboarding App? Schau dir eggheads näher an.
an employee onboarding chatbot can complement the onboarding experience - in addition to the human parts of onboarding
Ein KI-Chatbot unterstützt die Einarbeitung neuer Mitarbeiter: mit eggheads kannst du einen Chatbot anbieten, der proaktiv Wissen teilt, Feedback einholt und Fragen beantwortet. Bild: generiert mit Midjourney

Ein effizientes Onboarding ist aufgrund seiner Kosten und seiner Auswirkungen auf die Mitarbeiterbindung von entscheidender Bedeutung. Eine Gallup-Studie hat die Unzufriedenheit unter den Mitarbeitern hervorgehoben und betont, dass ein besseres Onboarding erforderlich ist, um der erhöhten Fluktuation entgegenzuwirken und gleichzeitig Vorteile wie ein höheres Engagement und eine höhere Produktivität der Mitarbeiter zu erzielen.

Sobald die Tinte auf dem Vertrag getrocknet ist, steigt die Vorfreude auf den ersten Tag am neuen Arbeitsplatz. Die Aufnahme einer neuen Tätigkeit kann sowohl für die ehemaligen Kandidaten als auch für ihre neuen Arbeitgeber entmutigend sein. Neu eingestellte Mitarbeiter fragen sich, wie sie sich in die neue, ungewohnte Umgebung einfügen werden. Wer seinen alten Arbeitsplatz verlässt, lässt Bekanntes zurück. Doch mit einer neuen Stelle kommen unbekannte Herausforderungen und Möglichkeiten.

Vorgesetzte wiederum sind neugierig, ob das neue Teammitglied dem Eindruck gerecht wird, den es beim Vorstellungsgespräch hinterlassen hat. Um neue Teammitglieder willkommen zu heissen, führen Unternehmen Onboarding-Programme durch. Dies ist ein wichtiger und ressourcenintensiver Prozess, der dazu beiträgt, neue Mitarbeiter in ihre Rolle und in das Unternehmen zu integrieren.

Die wahren und versteckten Kosten eines ineffektiven Onboarding-Prozesses

Onboarding ist ein wichtiger Schritt auf der Employee Journey. Und ein teurer Schritt für Unternehmen. Sie investieren in ihre Arbeitgebermarke, um sich auf dem Arbeitsmarkt zu profilieren und talentierte Bewerber anzuziehen. Während des gesamten Rekrutierungsprozesses fallen zusätzlich viele Arbeitsstunden und externe Kosten an. Wenn jemand seine neue Stelle antritt, ist der Druck und die Erwartungshaltung, eine reibungslose und erfolgreiche Integration zu gewährleisten, daher bereits gross.

Eine Gallup-Studie zeigt jedoch, dass nur 12 % der Arbeitnehmer der Meinung sind, dass die Einarbeitung in ihrem Unternehmen sehr gut verlaufen ist (Quelle).

Auch die Arbeitgeber erkennen die Notwendigkeit eines besseren Onboardings an: Laut einer US-Studie gaben 47 % der befragten Unternehmen an, dass ihre Onboarding-Programme nicht erfolgreich waren, um neue Mitarbeiter zu halten (Quelle).

Darüber hinaus unterstreicht eine weitere Studie von LinkedIn den Trend zu einer höheren Fluktuation. Es wurde festgestellt, dass mehr Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz innerhalb des ersten Jahres verlassen, und zwar häufiger als in den Vorjahren (Quelle).

Der schnelle Verlust qualifizierter Mitarbeiter ist vor allem für schnell wachsende Unternehmen schädlich, in denen es entscheidend ist, neue Mitarbeiter schnell einzuarbeiten. Angesichts des Fachkräftemangels und des Trends zu stillen Kündigungen wird die Bedeutung eines guten Onboarding-Programms deutlich.

Ein solides Onboarding-Programm ist mit einer Vielzahl von Vorteilen verbunden, wie z. B. grösseres Vertrauen, höhere Produktivität, verbesserte unternehmensweite Kommunikation, ein stärkeres Zugehörigkeitsgefühl und Engagement der Mitarbeiter, Arbeitszufriedenheit, Mitarbeiterbindung und ein besseres Verständnis der Unternehmensrichtlinien bei den Mitarbeitern.

Dies ist eine beeindruckende Liste von Vorteilen, die es wert sind, verfolgt zu werden.

Hybrides Onboarding kombiniert Digitales und Persönliches

Onboarding ist eine Erfahrung, die aus vielen verschiedenen Teilen besteht. Sie alle sollen dazu beitragen, dass neue Mitarbeiter erfolgreich sind und sich voll in das Team integrieren und produktiv arbeiten können. Dazu gehören in der Regel Mitarbeiterschulungen, Networking und Aufgaben.

Um ein effektives Onboarding-Programm zu erstellen, sollten mehrere übergreifende Ziele priorisiert und an die einzigartigen Bedürfnisse und die Kultur eines Unternehmens angepasst werden:

  • Biete die Voraussetzungen, in denen sich neue Mitarbeiter in ihrer Rolle und Arbeitsleistung sicher fühlen.
  • Stelle klare Stellenbeschreibungen und Erwartungen bereit sowie messbare und erreichbare Leistungskennzahlen.
  • Erleichtere den sozialen Umgang und die Akzeptanz durch Peers.
  • Ermögliche das Verstehen der Ziele, Werte und des einzigartigen Ansatzes des Unternehmens.
  • Schaffe ein Gefühl der Zugehörigkeit und des Engagements.

Diese weit gefassten Ziele für ein Onboarding-Programm für Mitarbeiter legen nahe, dass bestimmte Aspekte dieses Prozesses zwar digitalisiert werden können, andere sich jedoch besser für eine menschliche Beteiligung eignen. Als Nächstes schauen wir uns darum an, wie hybrides Onboarding mit digitalen und persönlichen Teilen aussieht.

Die Onboarding-Teile für Menschen

Das Onboarding von Mitarbeitern umfasst mehr als nur Willkommensgesten wie Blumen auf dem Schreibtisch oder das Ausfüllen von Papierkram. Das sind die einfachen Teile. Die wahre Herausforderung besteht darin, neuen Mitarbeitern dabei zu helfen, Teil der Arbeitsplatzkultur zu werden. Technologien wie Onboarding-Chatbots sind zwar nützlich, aber es ist wichtig, sinnvolle menschliche Beziehungen aufzubauen und ein personalisiertes Onboarding zu bieten.

Neu eingestellte Mitarbeiter brauchen Unterstützung, Einbeziehung, Respekt, offenes Feedback und Betreuung durch ihre Kollegen und Vorgesetzten. Dies sind wichtige Aspekte des Onboardings, die sich nur schwer an eine Onboarding Software delegieren lassen und eine persönlichere Note erfordern. Schauen wir uns nun die Komponenten deines Onboarding-Programms an, in denen Menschen ihre Einzigartigkeit ausspielen können.

Der erste Tag

Die Schaffung einer einladenden Umgebung am ersten Tag ist für neu eingestellte Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung. Dazu gehört ein gut geplanter Tag mit einer formellen Einführung in das Team, einem umfassenden Rundgang durch das Büro und dem Einrichten des Arbeitsplatzes. Dies wird in der Regel als Orientierung betrachtet und manchmal mit Onboarding verwechselt.

Der erste Tag am neuen Arbeitsplatz.

Anleitung durch den Vorgesetzten

Vorgesetzte von Neueinsteigern sollten sie während ihrer Einarbeitung aktiv unterstützen. Sie sollten sich regelmässig bei ihnen melden, um ihnen Unterstützung und Feedback zu geben. Nach 30, 60 und 90 Tagen sollten sie die Leistung des neuen Mitarbeiters und seine Eingliederung in das Team überprüfen. Es liegt an den Managern, die soziale Integration durch gemeinsame Mittagessen oder gemeinsame Projekte zu fördern. Ausserdem sollten sie Treffen mit wichtigen Teammitgliedern und Führungskräften planen.

Mentoren- und Buddy-System

Weise Mentoren oder Buddies zu, um eine reibungslosere Integration und regelmässige Kontrollen durch die Personalabteilung oder die Vorgesetzten zu ermöglichen. Dies kann teilweise auch mit einem Chatbot geschehen, der als Onboarding-Buddy dient. Mehr dazu später.

Traditionelle Schulung im Klassenzimmer

Neu eingestellte Mitarbeiter verfügen bereits über die erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen für ihre Aufgaben, weshalb sie auch eingestellt wurden. Dennoch ist eine Schulung in speziellen Fähigkeiten und unternehmensspezifischem Wissen unerlässlich. Einige dieser Schulungen können digital durchgeführt werden, z. B. mithilfe von Chatbots, auf die wir später noch eingehen werden. Aber für umfassende Schulungen, insbesondere in praktischen Fertigkeiten, Soft Skills oder im Umgang mit Maschinen und Geräten, sind traditionelle Schulungen im Klassenzimmer immer noch wertvoll. Ausserdem verleiht sie der Einarbeitung von Mitarbeitern eine menschliche Note.

Kulturelle Eingewöhnung

Wenn ein Mitarbeiter umzieht, vor allem ins Ausland, kann es sehr hilfreich sein, ihm Unterstützung beim Verständnis der lokalen Kultur, bei der Wohnungssuche oder bei der Orientierung in den örtlichen Einrichtungen anzubieten. Dazu kann auch die Bereitstellung eines lokalen Führers oder Mentors gehören, der bei der Eingewöhnung behilflich sein kann.

Gesundheits- und Wellness-Programme

Wenn du neue Mitarbeiter in Gesundheits- und Wellness-Programme oder -Ressourcen einführst, demonstrierst du damit eueer Engagement für ihr allgemeines Wohlbefinden. Dies kann den Zugang zu Ressourcen für psychische Gesundheit, Fitnessprogramme oder Wellness-Seminare beinhalten.

Die Rolle eines Chatbots beim Onboarding von neuen Mitarbeitern

Neben den bereits erwähnten persönlichen Aspekten der Begrüssung neuer Mitarbeiter kann der Einsatz digitaler Tools für das virtuelle Onboarding die Erfahrung erheblich verbessern, insbesondere wenn die Mitarbeiter aus der Distanz (Remote), in einer hybriden oder dezentralen Arbeitsumgebung arbeiten. Du kannst viele Aufgaben des virtuellen Teils des Onboarding-Prozesses an KI-gestützte Chatbots delegieren.

Ein KI-Chatbot ist eine Software, mit der die Mitarbeiter sprechen oder chatten können. Im Allgemeinen hilft er bei der Erledigung von Aufgaben, der Beantwortung von Fragen oder der Vermittlung nützlicher Geschäftsinformationen. Dies ist besonders praktisch beim Onboarding-Prozess, bei dem ein Chatbot für das Onboarding von Mitarbeitern die Effizienz durch die Automatisierung bestimmter Aufgaben maximieren kann. Auf diese Weise können sich die Personalabteilung und die Manager auf wichtige Teile der Mitarbeiterbindung konzentrieren und die Fachleute können sich auf andere Bereiche konzentrieren.

Genau hier können KI-Chatbots digitales Onboarding von Mitarbeitern unterstützen:

1. Aufgaben und Prozesse

Wenn ein Chatbot mit anderen Tools eines Unternehmens verbunden ist, können neue Mitarbeiter mit ihm interagieren und Aktionen und Prozesse auslösen. Zum Beispiel sammelt der Chatbot persönliche Informationen von den neuen Mitarbeitern und füllt sie in bestimmte Datenbanken wie das HRMIS ein.

HR-Chatbots für das Onboarding von Mitarbeitern können neue Mitarbeiter auch durch das Ausfüllen notwendiger Papiere leiten, z. B. Steuerformulare, die Anmeldung von Sozialleistungen und die Unterzeichnung von Unternehmensrichtlinien. Ein Chatbot kann auch die Erledigung dieser Aufgaben verfolgen und die Personalabteilung benachrichtigen, wenn die Dinge nicht vorankommen.

Wenn ein Chatbot mit dem Kalender des Unternehmens verbunden ist, kann er bei der Planung verschiedener Onboarding-Aktivitäten helfen, z. B. Orientierungssitzungen oder Treffen mit wichtigen Teammitgliedern.

2. Onboarding-Schulungen für Mitarbeiter

Wer eine neue Stelle antritt, muss eine Menge lernen. Das beginnt bei der Unternehmensstrategie, der Positionierung auf dem Markt, den Werten und Angeboten des Unternehmens und reicht bis hin zu obligatorischem Wissen über IT-Sicherheit oder Compliance.

Es besteht die Gefahr einer kognitiven Überlastung. Deshalb sorgt ein Blended-Learning-Ansatz, der verschiedene traditionelle und digitale Formate kombiniert, dafür, dass sich die Mitarbeiter an das Gelernte erinnern, wenn sie es brauchen. Später werden wir uns näher mit Chatbots für die Einarbeitung von Mitarbeitern beschäftigen.

3. Beantwortung von Fragen

Unabhängig davon, welche Strategie für die Schulung neuer Mitarbeiter verwendet wird, kommt es häufig vor, dass Mitarbeiter einige Informationen vergessen. Ein Chatbot kann, wenn er mit dem relevanten Unternehmenswissen gefüttert wird, im entscheidenden Moment schnelle Antworten auf Fragen geben.

Stelle dir folgendes Szenario vor: Neu eingestellte Mitarbeiter haben vielleicht eine Einweisung in die Unternehmensrichtlinien erhalten, können sich aber bei Bedarf nicht mehr daran erinnern. In diesem Fall kann ein Chatbot schnell die richtigen Informationen liefern.

Der Einsatz eines KI-gesteuerten Chatbots zur Bearbeitung häufig gestellter Fragen entlastet die Personalabteilung bei Routineanfragen. Dadurch hat die Personalabteilung mehr Zeit, um das Engagement und die emotionale Bindung zu den Mitarbeitern zu fördern. Das Ziel ist nicht, das menschliche Element beim Onboarding zu ersetzen, sondern es zu verbessern.

Vorteile eines Chatbots für Mitarbeiter-Onboarding-Schulungen

Onboarding und Onboarding-Schulungen für Mitarbeiter sind unterschiedliche Aspekte des Neueinstellungsprozesses. Onboarding ist eine umfassendere Erfahrung, die neuen Mitarbeitern hilft, sich an ihre Arbeitsumgebung und die Unternehmenskultur zu gewöhnen. Bei der Einarbeitungsschulung hingegen geht es darum, den neuen Mitarbeitern die Fähigkeiten, das Wissen und die Informationen zu vermitteln, die sie benötigen, um ihre Arbeit effektiv zu erledigen.

Zusammengenommen ermöglichen diese Prozesse einen reibungslosen Übergang für neue Mitarbeiter in ihre Rolle und an ihren Arbeitsplatz.

Moderne Onboarding-Schulungen für Mitarbeiter verwenden einen Blended-Learning-Ansatz mit einer Mischung aus Präsenzveranstaltungen und Online-Schulungen. Im Bereich des digitalen Lernens sind Chatbots auf dem Vormarsch. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen unseren Artikel über Chatbots für die Mitarbeiterschulung.

Diese Chatbots ermöglichen eine Art des Lernens, die so einfach und fesselnd ist wie das Chatten mit einem Freund oder Kollegen. Dieser interaktive Ansatz wird auch als Conversational Microlearning bezeichnet (mehr darüber erfahren Sie hier)

Wie jede Art von Microlearning haben auch Chatbots ihre Stärken und Schwächen. Während sich chatbasierte Schulungen hervorragend für die Einführung in die Unternehmenskultur, die Werte und die grundlegenden Verfahren oder Produktfunktionen eignen, erfordern einige komplexe Aufgaben möglicherweise immer noch eine eingehende Schulung, sei es online mit einem traditionellen E-Learning oder sogar in einem Klassenzimmer.

Hier einige sehr gute Gründe, einen Chatbot in dein Onboarding-Training für Mitarbeiter aufzunehmen:

Helfe Mitarbeitern, sich an Gelerntes zu erinnern und es anzuwenden

Ein Chatbot kann das grösste Risiko bei der Einarbeitung von Mitarbeitern mindern: die Informationsflut. Zu Beginn eines neuen Jobs gibt es in der Regel einfach zu viele Informationen, die in ein Gehirn gepresst werden müssen. Mehr als es tatsächlich aufnehmen kann.

Zu viel Wissen in die Schulung zu stopfen ist ineffektiv, da die Mitarbeiter dazu neigen, etwa 80 Prozent des Gehörten innerhalb einer Woche zu vergessen. Was nützt eine Schulung, wenn das Wissen nicht hängen bleibt und nicht angewendet wird? Das ist nur eine Verschwendung von Zeit und Ressourcen.

Anstatt neue Mitarbeiter mit zu vielen Informationen auf einmal zu überfordern, zerlegt ein chatbasierter Microlearning-Ansatz das wesentliche Wissen in verdauliche Teile. Der Chatbot gibt kleine Wissensbrocken in kurzen Impulsen über die Zeit weiter. Dadurch wird eine Kultur des kontinuierlichen Lernens geschaffen und es fällt neuen Mitarbeitern leichter, sich das Gelernte zu merken und anzuwenden.

Die Interaktion mit einem Chatbot ist so, als ob jeder Mitarbeiter einen Onboarding-Buddy an seiner Seite hätte, der ihm ermöglicht, in seinem eigenen Tempo zu lernen und sich auf mundgerechte Inhaltsstücke zu konzentrieren, die leichter zu verstehen und zu behalten sind. Dies verbessert die Wissensspeicherung und das Engagement vom ersten Tag an erheblich.

Mach es kurz und einfach

Ein weiterer Vorteil von Microlearning bei der Einarbeitung von Mitarbeitern: Es ist kurz, auf den Punkt gebracht und (nicht nur aber vor allem) für mobile Endgeräte geeignet. Da es nur ein paar Minuten dauert, passt es in die volle Agenda neuer Mitarbeiter und kann immer und überall dort durchgeführt werden, wo sie gerade Zeit haben.

Wie von Forschern angegeben, ist einer der Vorteile eines Chatbots für das Onboarding-Training von Mitarbeitern die Vereinfachung des Lernens und die [Zeit-] Verkürzung dieses Prozesses“ (Casilio et al., 2020 S. 5). Wenn due an einem wissenschaftlichen Überblick über Chatbots für die Mitarbeiterschulung interessiert sind, lies bitte unseren entsprechenden Artikel.

Durch die Aufteilung komplexer Informationen in kleinere Häppchen kann Microlearning neuen Mitarbeitern helfen, sich einzuarbeiten und schneller zu produktiven Teammitgliedern zu werden.

Personalisierung

Chatbots eignen sich hervorragend, um ein personalisiertes Lernerlebnis zu bieten. Wenn du z. B. eggheads als Mitarbeiter Onboarding App einsetzt, kannst du wichtiges Geschäftswissen auf eine adaptive Art und Weise vermitteln. KI-gestützte Chatbots können offene Fragen stellen und personalisiertes Feedback geben. Dies hilft den Mitarbeitern, ihre Fehler in Echtzeit zu verstehen und zu korrigieren. Diese unmittelbare Verstärkung trägt dazu bei, dass sie schneller lernen und sich anpassen.

Durch die Personalisierung wird die Schulung für jeden einzelnen Mitarbeiter relevanter, was das Engagement der Mitarbeiter erhöht und ihnen hilft, sich an das Gelernte zu erinnern. Dies ist wichtig, um das Verhalten zu ändern und die Leistung zu verbessern.

Biete eine sichere Umgebung zum Üben

Ein weiterer Vorteil des Einsatzes eines KI-gesteuerten Chatbots ist seine Fähigkeit, Simulationen und Rollenspiele zu erstellen. Ein HR-Onboarding-Chatbot kann offene Fragen stellen, die die Teilnehmer dazu auffordern, in ihren eigenen Worten zu antworten. Dies ist eine ansprechende Möglichkeit, die Unternehmenskultur zu vermitteln und Verhaltensweisen in einer sicheren Umgebung zu üben.

Ausserdem kannst du Interaktionen mit Kollegen oder Kunden simulieren, um Wissen zu bewerten und Soft Skills zu üben. Auf diese Weise werden neue Mitarbeiter durch praxisnahe Beispiele und Erfahrungen mit der Unternehmenskultur vertraut gemacht.

Schulungsinhalte im Handumdrehen mit KI erstellen

Vergessen wir nicht die Zeit und die Ressourcen von HR, der L&D-Experten und der Fachexperten für die Einarbeitung von Mitarbeitern. Auch ihre Ressourcen sind begrenzt.

Mit einer KI-gesteuerten Microlearning-Lösung wie eggheads übernimmt KI die schwere Arbeit der Inhaltserstellung für dich. Du fügst lediglich vorhandene Ressourcen in das Backend ein und erhältst innerhalb von Sekunden einen ersten Entwurf, den du überprüfen, verbessern und veröffentlichen kannst.

Wenn sich Schulungsinhalte schnell erstellen lassen, kannst du problemlos mehr davon erstellen und die chatbasierten Microlearning-Sitzungen an bestimmte Rollen oder Abteilungen anpassen. Diese Flexibilität ermöglicht, gezieltere und effektivere Onboarding-Erfahrungen anzubieten, die besser auf die unterschiedlichen Bedürfnisse der neuen Mitarbeiter eingehen.

Wenn es Teil eurer Unternehmenskultur ist, kannst du Mitarbeitern auch den Zugang zu eggheads ermöglichen, damit sie ihre eigenen Chat-basierten Lernmaterialien erstellen können. Das ist ganz einfach und erfordert keine Hilfe von aussen oder spezielle Schulungen, vor allem, wenn du KI einsetzt, um vorhandene Inhalte in interaktive Quiz, Bewertungen oder Tutorials zu verwandeln.

Auf diese Weise kannst du dein Team befähigen, mit einem Peer-Learning-Ansatz zum Lernprozess beizutragen. Und mit nur einem Mausklick werden die Microlearning-Module in verschiedene Sprachen übersetzt und können so weltweit eingesetzt werden.

Konsistente Skalierung

Unabhängig von der Anzahl der neuen Mitarbeiter oder deren Standorten erhalten alle das gleiche Schulungsniveau. Dies garantiert eine konsistente Onboarding-Erfahrung, die unerlässlich ist, damit alle Mitarbeiter die Unternehmensrichtlinien, die Unternehmenskultur und die Erwartungen auf dieselbe Weise verstehen. Ein Onboarding-Bot kann leicht an eine beliebige Anzahl von Neueinstellungen angepasst werden und ist somit ein flexibles Tool für Unternehmen jeder Grösse.

In den täglichen Arbeitsablauf einbinden

Die beste Erfahrung für Mitarbeiter ist der Zugriff auf einen Chatbot in den Tools, die sie bereits verwenden. Die Schaffung eines neuen Silos, z. B. mit einer speziellen Smartphone-App, führt zu geringerem Engagement. Die Integration eines Chatbots in den Arbeitsablauf ist mit einem Chatbot-Tool wie eggheads möglich.

Entweder du teilst die Chatbots per Link in deinen bestehenden Kanälen und Plattformen wie dem LMS, LXP oder dem HRMIS. Oder du erreichst mit der speziellen Microsoft Teams App namens egghead die Mitarbeiter dort, wo sie tagtäglich zusammenarbeiten und kommunizieren.

Wenn neue Mitarbeiter in deinem Unternehmen anfangen, haben sie oft eine neue Perspektive und eine natürliche Neugier, etwas über ihre Rolle zu lernen und wie sie zum Erfolg beitragen können. Ein Chatbot für das Onboarding von Mitarbeitern hilft den Neuankömmlingen, sich mit den Unternehmensrichtlinien, Tools und der Unternehmenskultur vertraut zu machen.

Chat-basierte Schulungen verkürzen nicht nur die Einarbeitungszeit, sondern befähigen die Mitarbeiter auch dazu, frühzeitig Verantwortung für ihre Aufgaben zu übernehmen.

Feedback einholen und sich verbessern mit einem Chatbot für Onboarding

HR-Onboarding-Chatbots machen es neuen Mitarbeitern leicht, sich das nötige Fachwissen anzueignen. Aber sie sind nicht nur zur Wissensvermittlung da, sondern auch zum Zuhören.

Während die Überwachung und Unterstützung neuer Mitarbeiter meist von Menschen durchgeführt wird, kann ein mit eggheads entwickelter Chatbot das Wissen der neuen Mitarbeiter testen und bewerten. Er befragt sie zu Themen aus ihrer Einführungsschulung. Anhand der Antworten kannst du datengestützte Entscheidungen über den Fortschritt der neuen Mitarbeiter und die Verbesserung ihrer Onboarding-Erfahrung treffen.

Für ein erfolgreiches Onboarding-Programm ist es entscheidend, die Stimmung und die Erfahrungen der neuen Mitarbeiter zu verstehen. HR-Chatbots für das Onboarding von Mitarbeitern können um Feedback bitten, indem sie entweder spezifische Fragen zur Steuerung der Antworten oder offene Fragen verwenden, um die Gedanken der Mitarbeiter in ihren eigenen Worten zu hören.

Der Chatbot kann sich regelmässig melden und neue Mitarbeiter bitten, sich zu verschiedenen Teilen ihres Onboardings zu äussern. Diese Informationen können gesammelt und mit Hilfe der bei eggheads integrierten KI untersucht werden, um den Prozess weiter zu verbessern. Bei Bedarf können die Mitarbeiter sogar anonym bleiben.

Ein kontinuierliches Feedback und eine offene Kommunikation sind wichtig. Ermutige neue Mitarbeiter dazu, ihre Meinung zu äussern. Richte Kampagnen zur Einbindung neuer Mitarbeiter ein sowie automatische Feedback-Umfragen und regelmässige Check-Ins.

Die Fähigkeit von eggheads, aggregierte Nutzerdaten zu analysieren und die individuelle Teilnahme zu beobachten, bildet eine Feedbackschleife. So kann die Personalabteilung überwachen, wie die Mitarbeiter mit den Lernmodulen interagieren und wie gut der Onboarding-Prozess funktioniert. Die gewonnenen Erkenntnisse können genutzt werden, um die Inhalte und Methoden ständig zu optimieren und zu verbessern, damit sie effektiv und relevant bleiben.

Schnellere Time-to-Productivity mit KI-gesteuertem Onboarding

Ein erfolgreiches Onboarding endet nicht nach dem ersten Tag. Onboarding ist wichtig, um neue Mitarbeiter in ein Unternehmen zu integrieren und sicherzustellen, dass sie sich willkommen und auf ihre Aufgaben vorbereitet fühlen und einen Beitrag zur Mission, Vision und den Werten des Unternehmens leisten.

Der personalisierte Ansatz von eggheads stellt sicher, dass neue Mitarbeiter engagiert und gut vorbereitet sind, wodurch die Wahrscheinlichkeit eines vorzeitigen Ausscheidens verringert wird und sie schneller zu den Unternehmenszielen beitragen können.

Offboarding Chatbot

Wenn sich die Wege eines Unternehmens und seiner Mitarbeiter trennen, ist es wichtig, einen guten Eindruck zu hinterlassen. Wie das Sprichwort sagt, hat man nur eine Chance, einen ersten Eindruck zu hinterlassen, aber der letzte bleibt.

Wenn es dir wichtig ist, neue Mitarbeiter willkommen zu heissen, solltest du dich auch um einen angemessenen Abschied kümmern. Ähnlich wie in der Anfangsphase des Employee Lifecycles kann ein Chatbot für das Offboarding Aufgaben erledigen, Feedback einholen und auf Benutzeranfragen antworten.

Bonus: Wie lange sollte das Onboarding dauern?

Wann können neu eingestellte Mitarbeiter als „onboarded“, integriert und produktiv angesehen werden? Es ist empfehlenswert, sich nicht nur auf die anfängliche Schulung zu konzentrieren, sondern auch auf das langfristige Engagement, die Entwicklung von Fähigkeiten und die kulturelle Assimilierung.

Um neuen Mitarbeitern dabei zu helfen, schrittweise ihre beste Leistung zu erreichen, wird ein stufenweiser Ansatz verfolgt, bei dem der Schwerpunkt auf den ersten 90 Tagen liegt: In den ersten 30 Tagen lernen die neuen Mitarbeiter das Unternehmen und ihre Aufgabe kennen. In den nächsten 30 Tagen wenden sie das Gelernte mehr und mehr bei ihrer Arbeit an. In den letzten 30 Tagen beginnen sie, mehr beizutragen und eigenständig zu arbeiten.

Manche Mitarbeiter machen jedoch schneller Fortschritte, während andere in bestimmten Phasen mehr Zeit brauchen. Daher ist es wichtig, den Onboarding-Prozess auf die individuellen Profile und Stellenanforderungen abzustimmen.

Wenn bereits während der Einarbeitung über langfristige Karriereziele und Entwicklungspläne gesprochen wird, fühlen sich die Mitarbeiter von Anfang an einbezogen. Dies ist ein strategischer Schritt, der ihnen eine klare Vorstellung von ihrer Zukunft im Unternehmen vermittelt.

Die Ausweitung der Onboarding-Perspektive auf bis zu 365 Tage geht weit über die Einarbeitung und die grundlegende Integration hinaus. Der verlängerte Onboarding-Zeitrahmen ist eine progressive Strategie. Sie trägt der Tatsache Rechnung, dass das Erreichen einer optimalen Leistung ein allmählicher Prozess ist. Mitarbeiter besser kennen zu lernen, braucht einfach Zeit. Es hilft, tiefere Beziehungen aufzubauen und starke interne Netzwerke zu bilden. Ausserdem braucht es Zeit, um die Unternehmenskultur vollständig zu verstehen und zu verinnerlichen, um die Werte und Überzeugungen des Unternehmens wirklich zu vertreten, was für eine effektive Teamarbeit und langfristigen Erfolg unerlässlich ist.

Es bietet den Mitarbeitern auch die Möglichkeit, fortgeschrittene Fähigkeiten zu entwickeln und eine spezielle Ausbildung zu erhalten. Dies hilft den Mitarbeitern, nicht nur ihre eigene Tätigkeit zu verstehen, sondern auch, wie sich ihre Arbeit in die gesamte Branche einfügt.

Darüber hinaus umfasst diese Phase ein kontinuierliches Leistungsmanagement und Feedback, so dass neue Mitarbeiter ihre Leistung an die Erwartungen des Unternehmens anpassen und ausrichten können.

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